Appel d'offre
Projet : Portefeuille d’Appui à l’Entrepreneuriat Innovant pour l’Autonomisation des Jeunes et des Femmes (Programme Moonshot/PNUD)
- Contexte et justification
Dans le cadre de la mise en œuvre du Portefeuille d’Appui à l’Entrepreneuriat Innovant pour l’Autonomisation des Jeunes et des Femmes (Programme Moonshot), financé par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), l’ONG Empowering Response Burundi (ERB) réalise diverses activités de renforcement des capacités, notamment des formations, ateliers, séances de coaching, missions de terrain et autres interventions au profit des bénéficiaires du projet dans la province de Bujumbura élargie.
Afin de garantir un paiement rapide, sécurisé, transparent et traçable des frais de déplacement, des perdiem, des honoraires et autres frais liés aux activités du projet, ERB souhaite recruter un prestataire spécialisé dans les services de transfert monétaire et de paiement de masse.
Les présents Termes de Référence définissent les conditions de sélection du prestataire ainsi que les responsabilités attendues dans le cadre de cette mission.
- Objectif de la mission
Le prestataire retenu sera chargé d’effectuer, de manière sécurisée et efficace, les transferts des frais de mission, des frais de déplacement, des honoraires et de toute autre indemnité due aux bénéficiaires, au personnel du projet, aux consultants et aux facilitateurs impliqués dans les activités mises en œuvre par ERB.
- Critères d’éligibilité et de sélection
Les soumissionnaires devront démontrer leur conformité légale ainsi que leur capacité technique et opérationnelle à fournir les services demandés.
Les critères minimaux requis sont les suivants :
a) Conformité légale
- Être une institution légalement établie et autorisée à exercer des activités de transfert monétaire au Burundi ;
- Disposer d’un Numéro d’Identification Fiscale (NIF) valide ;
- Présenter les documents légaux attestant de son existence et de son autorisation d’exercer.
b) Capacité technique et opérationnelle
- Disposer d’un réseau opérationnel couvrant les zones d’intervention du projet ;
- Être en mesure d’effectuer des paiements de masse via Lumicash, E-noti ou tout autre système sécurisé de transfert monétaire ;
- Mettre en place un mécanisme fiable de vérification des bénéficiaires et de confirmation des paiements ;
- Garantir l’exécution des paiements dans un délai maximum de 48 heures ouvrables après réception des fonds et des listes validées.
c) Expérience
- Justifier d’au moins deux (2) années d’expérience dans la gestion des paiements de masse ou des transferts monétaires pour le compte d’organisations nationales ou internationales ;
- Fournir des références de missions similaires réalisées avec succès.
d) Conditions financières
- Proposer une grille tarifaire claire, détaillée et compétitive ;
- Présenter les frais de gestion et commissions applicables aux différentes catégories de transactions.
e) Confidentialité et sécurité
- Garantir la confidentialité des données personnelles et financières des bénéficiaires ;
- Mettre en œuvre des mesures adéquates de sécurité et de protection des informations traitées.
- Dossier de soumission
Les prestataires intéressés devront soumettre un dossier comprenant :
a) Offre technique
- Une note de compréhension de la mission ;
- La méthodologie proposée pour l’exécution des paiements ;
- Une présentation de l’entreprise et de son réseau opérationnel ;
- Les références de missions similaires réalisées ;
- Les mesures mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des opérations.
b) Offre financière
- Une grille tarifaire détaillée indiquant les frais applicables aux différentes opérations ;
- Les commissions ou frais de gestion proposés ;
- Toute autre charge éventuelle liée à la prestation.
c) Documents administratifs
- Certificat d’immatriculation ou Registre de commerce ;
- Numéro d’Identification Fiscale (NIF) ;
- Attestation de régularité fiscale en cours de validité ;
- Toute autre autorisation requise pour l’exercice de l’activité.
- Responsabilités du prestataire
Le prestataire retenu sera notamment chargé de :
- Effectuer les paiements des frais de déplacement, perdiem, honoraires, frais de communication et autres indemnités validés par ERB ;
- Réaliser les paiements de masse à travers des plateformes sécurisées de transfert monétaire ;
- Vérifier préalablement les coordonnées et comptes des bénéficiaires avant toute opération ;
- Fournir les preuves de paiement et autres pièces justificatives requises après chaque transaction ;
- Assurer la traçabilité complète des opérations réalisées ;
- Signaler et résoudre dans les meilleurs délais toute anomalie liée aux paiements (erreurs de numéros, bénéficiaires non retrouvés, transactions rejetées, etc.) ;
- Respecter les procédures administratives et financières d’ERB ;
- Garantir la confidentialité des informations et données traitées dans le cadre de la mission.
- Résultats attendus
À l’issue de la mission, les résultats suivants devront être atteints :
- Les bénéficiaires reçoivent les paiements qui leur sont destinés dans les délais convenus ;
- Les paiements sont exécutés de manière sécurisée, transparente et traçable ;
- Les pièces justificatives des transactions sont transmises à ERB après chaque opération ;
- Les éventuelles anomalies sont traitées efficacement et documentées ;
- Les opérations financières sont clôturées sans litige majeur.
- Modalités de soumission
Les prestataires intéressés sont invités à soumettre une Offre Technique et une Offre Financière séparées conformément aux exigences des présents Termes de Référence.
Les offres techniques et financières doivent être transmises par voie électronique aux adresses suivantes :
Date limite de soumission : 28 juin 2026 à 9h00 (heure du Burundi).
Langue : Français.
