LOCATION DES VEHICULES DE TYPE JEEP PRADO 4X4, CAMIONS DE TRANSFOR D’ENGRAIS ET MOTOS DE TERRAIN

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1. CONTEXTE

1.1. ERB a signé un contrat avec l’IFDC pour la mise en œuvre des activités de PAGRIS(Projet d’Appui pour une Gestion Responsable et Intégrée des Sols) pour une période de seize mois. Ce projet vise « une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles 

1.2. ERB a été contracté par le projet PAGRIS pour la mise en œuvre des activités d’appui aux coopératives de petits producteurs de thé et horticulture et exécution des approches pour l’extension des activités de PAGRIS sur 30 collines de quatre nouvelles communes :de Muramvya, Matongo, Nyabihang et Isare.

ERB voudrait lancer un appel d’offres pour la prestation de prestions de location de véhicules de terrain, type JEEP PRADO, les motos de terrain et les camions de transport d’engrais dans la zone d’intervention du Projet.

2. SOLLICITATION ; ACCORD À LONG TERME

2.1 La présente demande de Propositions de Services a pour objet d’inviter à soumissionner les sociétés privées de transport dans le domaine de la location de véhicule et motos de terrain ainsi que le transport des biens (camions)

2.2 ERB souhaite conclure un ou plusieurs accords sur la location de véhicules, motos et camions (période courte et segmentée en saisons de distribution d’engrais)

3. DOCUMENTS A FOURNIR PAR LA SOCIETE SOUMISSIONNAIRE

3.1. Documents administratifs/légaux :

• • Copie certifiée conforme du registre de commerce.
  • NIF
  • Preuve d’assurance des véhicules et motos proposés.
  • Lettre d’engagement signée.

• Documents techniques :

• • Liste détaillée des véhicules et motos proposés (marques, modèles, années de fabrication, kilométrage).
  • Copies des cartes grises et des documents d’assurance valides pour chaque véhicule et moto loué .
  • CV et permis de conduire des chauffeurs proposés.
  • Références d’expériences similaires (contrats antérieurs avec d’autres organisations).
  • Capacités financières prouvées par les montants transférés au compte de la société pendant les deux dernières années.

4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES
5. Véhicules

• Véhicules de type PRADO ou LANDRUSER de 5 places au moins et âge de moins de 7 ans
• Véhicules doit être adaptée à toutes les saisons
• Être équipée d’une roue de secours, accessoires nécessaires, ceintures de sécurité abdominale et épaulières, opérationnelles pour les passagers du siège, ceintures abdominales pour les autres passages, extincteurs, triangle d’urgences

1. Motos

• Motos de type YAMAHA, HONDA, SANILLI ou de types similaires de 125 cc ou 150 cc a 4 temps
• Capacite de charge : Avoir un bon porte bagages arrière et éventuellement les sacoches pour transporter le petit matériel ou un passager

1. Camions de transport des engrais

• Camions porteurs 10 roues ( 6×4 ou 8 x4) de types FUSO, MARCES BENZ,
• Châssis doit être robuste, conçu pour supporter des charges lourdes et des terrains variées
• Pneus doivent être adaptés au transport de vrac, robustes pour résister aux charges
• Revêtement Intérieur des carrosseries en acier inoxydable pou polyéthylène pour rester à la corrosion des engrais

5. QUALIFICATIONS DES CHAUFFEURS
6. CHAUFFEURS DES VEHICULES JEEP ET CAMIONS DE TRANSPORT

• Être détenteur d’un permis de conduite de catégorie supérieure
• Avoir 5 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

1. Motos

• Être détenteur d’un permis de conduire
• Avoir 3 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Porter les imperméables avec casque et chercher une pièce pour les animateurs de terrain de ERB
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

6. DESCRIPTIONS DES SPECIFICTES TECHNQUES

– La qualité de services de location de véhicules doit répondre aux normes les plus élevées

-Tous les véhicules et motos doivent être en excellent état de fonctionnement et régulièrement entretenus.

– Les frais d’entretien, les assurances, les salaires et les frais de mission sont les charges de la société

– Le prestataire doit pouvoir fournir un véhicule de remplacement et un chauffeur de réserve en cas de panne ou d’indisponibilité du véhicule principal dans un délai spécifié (par exemple, 1 à 12 heures).

– Journal de bord : Un carnet de bord doit être tenu pour chaque véhicule pour enregistrer les déplacements et le kilométrage

– Le parc de véhicules du soumissionnaire devra comprendre au moins 5 véhicules et au moins 7 motos à mettre à tout moment à la disposition de ERB pour les missions de terrain suivant le calendrier de descente de terrain et les bons de commandes.

– Tout véhicule mis à la disposition des missions de ERB mais dont le soumissionnaire n’est pas propriétaire doit faire l’objet de contrat pour l’utilisation de véhicule ou motos par le soumissionnaire

– ERB par biais de responsable de Logistique va visiter le parc des véhicules et motos préqualifiées pour se rassurer de l’existence des véhicules ou motos et leur état des lieux. Si les conditions de l’état des lieux ne sont pas satisfaisantes, l’offre de ERB sera rejetée et le processus se poursuivra avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qualifiées.

– ERB exige que les soumissionnaires observent les normes d’éthiques les plus strictes tout au long des demande de soumissions ainsi que la durée de toute l’attribution.

 

7. LES OFFRES FINANCIERES

Les bordereaux des prix unitaires hors TVA seront présentés pour trois types de location :

• Véhicules types PRADO/LANDCRUSER
• Motos de types YAMAHA, SANILI ou autres avec des spécificités techniques similaires
• Camions de type FUSO ou Mercedes BENZ ou outres avec les spécificités techniques similaires

NB : Les prix unitaires pour les trois catégories de location comprennent le cout de carburant. Il faut que le soumissionnaire tienne compte de rareté de mazout en fixant le prix unitaire de l’offre en conséquence

8. CONDITIONS GENERALES

8.1. Période et lieu :

• Durée du contrat : 12 mois non renouvelables
• Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence dans les communes de Muramvya, Isare, Nyabihanga et Matongo mais en mairie de Bujumbura pour les missions spécifiques de bureau de ERB.

8.2. Conditions de paiement et pénalités

• Les modalités de facturation et les délais de paiement seront fixés dans le contrat entre ERB et le soumissionnaire retenu.
• Clauses de pénalités en cas de défaillance, de retard, ou de non-conformité aux engagements seront précisées dans le contrat

 

9.CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 60 millions Fbu les deux dernières années.
• Expérience dans le transport ou missions similaires de location :
• Existence et présentation des preuves d’un parc suffisant de véhicules, motos

10. CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 2 Janvier 2026 à 9 heures, heurs au Burundi
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel
• Langue : Français.
• Validité des offres : En raison de rapide de besoin location, au plus tard le 6 Janvier 2026, les offres seront analysées et le soumissionnaire gagnant sera communique au plus tard le 7 Janvier 2026

 

11. ANNEXE BORDEAUX DES PRIX UNITAIRES

Désignation de la prestation	Unité	Prix unitaire (en chiffre)	Prix unitaire en lettres)
1.Location véhicule avec carburant , type JEEP PRADO/LAND CRUISER	Jour
2. Motos de type SANILLI ou similaire avec carburant	Jour	–	–
3. Motos de type YAMAHA	Jour	–	–
4. Camion 10 Pneus de capacite de transport entre 10 à 15 Tonnes par tour avec carburant	Jour	–	–

 

N.B : La livraison sera faite progressivement en fonction des bons de commande