Au mois d’Octobre 2024, ERB a signé un protocole de financement avec PNUD pour la mise en œuvre des activités du Portefeuille d’Entrepreneuriat innovant pour l’autonomisation des jeunes et  des Femmes dans la Province de Bujumbura /Programme MOONSHOT en province de Bujumbura et Mairie de Bujumbura pour une période de deux ans. Un plan d’action de 6 derniers mois connait l’extension de la zone d’action dans la province de Bujumbura élargie (Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura Rural, ancienne province Cibitoke, ancienne province de Bubanza).

L’exécution des activités du portefeuille  nécessite des services professionnels de restauration ainsi que la mise à disposition de salles adaptées pour accueillir les bénéficiaires, partenaires et acteurs locaux. Le présent appel d’offres vise à sélectionner un ou plusieurs prestataires qualifiés pour assurer ces services dans le respect des standards de qualité, d’hygiène et de professionnalisme exigés par ERB et ses partenaires.

OBJET DU MARCHE

Le marché porte sur :

• La prestation de services de restauration (pause-café et déjeuners).
• La location de salles équipées pour les ateliers et formations organisés dans le cadre du Programme MOONSHOT.

SPECIFICATIONS TECHNIQUES

1/ Services de restauration

• Pause-café et pause-déjeuner (incluant eau minérale ou boisson locale).
• Service assuré par un personnel qualifié.
• Respect strict des normes d’hygiène et de sécurité alimentaire.
• Capacité à servir un nombre variable de participants selon les activités.
• Repas équilibrés et adaptés au contexte local.

2/ Location de salles

Deux catégories de salles sont requises :

a) Formations communautaires

• Localisation : zones d’intervention du projet.
• Capacité : 20 à 50 participants.
• Salle simple mais fonctionnelle, bien aérée et éclairée.
• Équipements minimums : tables, chaises, tableau/paperboard, électricité.

b) Ateliers de haut niveau

• Localisation : chefs-lieux des provinces ciblées.
• Capacité adaptée au nombre de participants.
• Salle climatisée ou ventilée.
• Équipements requis : rétroprojecteur, sonorisation, paperboard.
• Espaces annexes pour pauses et échanges.

LIEU ET PERIODE D’EXECUTION

• Zones d’intervention : Province de Bujumbura élargie (Mairie, Rural, Bubanza, Cibitoke).
• Durée du contrat :  6 mois non renouvelables, avec prestations fournies sur base de bons de commande.

CONDITIONS DE PARTICIPATION

Peuvent participer les prestataires qui :

• Sont légalement enregistrés au Burundi.
• Disposent d’une expérience avérée d’au moins 2 ans dans les services de restauration et/ou location de salles.
• Ont réalisé au moins trois prestations similaires au cours des deux dernières années.
• Disposent des capacités humaines, techniques et logistiques nécessaires.
• Ne sont pas en situation de conflit d’intérêts.

CONTENU DU DOSSIER DE SOUMISSION

• Offre technique : lettre de soumission, présentation du prestataire, documents légaux (RC, NIF), attestations de bonne exécution, description des menus, mesures d’hygiène et assurance qualité.
• Offre financière : bordereau des prix (par personne et par service), prix de location des salles (par jour et/ou demi-journée). Le prix de restauration comprend le prix unitaire de pause-café, déjeuner + eau.

Insérer le petit tableaux indiquant les lignes des prix unitaires.

MODALITES DE SOUMISSION

• Les offres techniques et financières doivent être transmises par voie électronique aux adresses suivantes :

• info@erbdi.org
• delicia.kaze@erbdi.org

CRITERES D’EVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérés pour qualifier les soumissionnaires :

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, attestation de non redevabilité dument délivrée par l’OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination.
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaire pour un montant de 30 millions FBu les deux dernières années.
• Trois expériences similaires dans les services de restauration et/ou de location de salles.
• Présentation des attestations de bonne exécution ou références correspondantes.
• Qualité et diversité des menus proposés.
• Capacité logistique et couverture géographique des zones d’intervention du projet;
• Date limite de soumission : 28 juin 2026 à 9h00 précises (heure du Burundi).
• Langue : Français.
• Validité des offres : 7 jours minimum.

1/ Au mois d’Octobre 2024, ERB a signé un protocole de financement avec PNUD pour la mise en œuvre des activités du Portefeuille d’Entreprenariat innovant pour l’autonomisation des jeunes et femmes/Programme MOONSHOT en province de Bujumbura et Mairie de Bujumbura pour une période de deux ans. Un plan d’action de 6 derniers mois connait l’extension de la zone d’action dans la province de Bujumbura élargie (Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura Rural, ancienne province Cibitoke, ancienne province de Bubanza)

2/ ERB voudrait lancer un appel d’offres pour la prestation de prestions de location de véhicules de terrain, type JEEP PRADO, les motos de terrain dans la zone d’action.

2. SOLLICITATION DE PROPOSITION DE SERVICES

1/ La présente demande de Propositions de Services a pour objet d’inviter à soumissionner les sociétés privées de transport dans le domaine de la location de véhicule et motos de terrain

2/ ERB souhaite conclure un ou plusieurs accords sur la location de véhicules, motos et camions (période courte et segmentée en différents bons de commandes)

3. DOCUMENTS A FOURNIR PAR LA SOCIETE SOUMISSIONNAIRE

1/ Documents administratifs/légaux :

• • Copie certifiée conforme du registre de commerce.
  • NIF
  • Preuve d’assurance des véhicules et motos proposés.
  • Lettre d’engagement signée.

2/ Documents techniques :

• • Liste détaillée des véhicules et motos proposés (marques, modèles, années de fabrication, kilométrage).
  • Copies des cartes grises et des documents d’assurance valides pour chaque véhicule et moto loué .
  • CV et permis de conduire des chauffeurs proposés.
  • Références d’expériences similaires (contrats antérieurs avec d’autres organisations).
  • Capacités financières de Quatre-vingt millions ( 80 000 000 BIF) prouvées par les montants transférés au compte de la société pendant les deux dernières années.

4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES

1/ Véhicules

• Véhicules de type PRADO ou LANDRUSER de 5 places au moins encore en excellent état.
• Véhicules doit être adaptée à toutes les saisons
• Être équipée d’une roue de secours, accessoires nécessaires, ceintures de sécurité abdominale et épaulières, opérationnelles pour les passagers du siège, ceintures abdominales pour les autres passages, extincteurs, triangle d’urgences

2/ Motos

• Motos de type YAMAHA, HONDA, SANILLI ou de types similaires de 125 cc ou 150 cc a 4 temps
• Capacite de charge : Avoir un bon porte bagages arrière et éventuellement les sacoches pour transporter le petit matériel ou un passager

5. QUALIFICATIONS DES CHAUFFEURS

1/ Chauffeurs des véhicules Jeep

• Être détenteur d’un permis de conduite de catégorie supérieure
• Avoir 5 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

2/ Chauffeurs/conducteurs de motos

• Être détenteur d’un permis de conduire
• Avoir 3 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Porter les imperméables avec casque et chercher une pièce pour les animateurs de terrain de ERB
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

6. DESCRIPTION DES SPECIFICITES TECHNIQUES

• La qualité de services de location de véhicules doit répondre aux normes les plus élevées.
• Tous les véhicules et motos doivent être en excellent état de fonctionnement et régulièrement entretenus.
• Les frais d’entretien, les assurances, les salaires et les frais de mission sont les charges de la société.
• Le prestataire doit pouvoir fournir un véhicule de remplacement et un chauffeur de réserve en cas de panne ou d’indisponibilité du véhicule principal dans un délai spécifié (par exemple, 1 à 12 heures).
• Journal de bord : un carnet de bord doit être tenu pour chaque véhicule pour enregistrer les déplacements et le kilométrage.
• Le parc de véhicules du soumissionnaire devra comprendre au moins 3 véhicules et au moins 5 motos à mettre à tout moment à la disposition de ERB pour les missions de terrain suivant le calendrier de descente de terrain et les bons de commandes.
• Tout véhicule mis à la disposition des missions de ERB mais dont le soumissionnaire n’est pas propriétaire doit faire l’objet de contrat pour l’utilisation de véhicule ou motos par le soumissionnaire.
• ERB par biais de responsable de Logistique va visiter le parc des véhicules et motos préqualifiées pour se rassurer de l’existence des véhicules ou motos et leur état des lieux. Si les conditions de l’état des lieux ne sont pas satisfaisantes, la proposition sera rejetée et le processus se poursuivra avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qualifiées.
• ERB exige que les soumissionnaires observent les normes d’éthiques les plus strictes tout au long des demande de soumissions ainsi que la durée de toute l’attribution.

7. LES OFFRES FINANCIERES

Les bordereaux des prix unitaires hors TVA seront présentés pour trois types de location :

• Véhicules types PRADO/LANDCRUISER
• Motos de types YAMAHA, SANILI ou autres avec des spécificités techniques similaires

NB : Les prix unitaires pour les trois catégories de location comprennent le coût de carburant. Il faut que le soumissionnaire tienne compte de la rareté de mazout ou essence en fixant le prix unitaire de l’offre.

8. CONDITIONS GENERALES

1/ Période et lieu :

• Durée du contrat : 6mois renouvelables en fonction de reconduction du partenariat entre ERB et le PNUD.
• Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence ancienne Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura rural, ancienne province Bubanza, ancienne province de Cibitoke.

2/ Conditions de paiement et pénalités

• Les modalités de facturation et les délais de paiement seront fixés dans le contrat entre ERB et le soumissionnaire retenu.
• Clauses de pénalités en cas de défaillance, de retard, ou de non-conformité aux engagements seront précisées dans le contrat

9. CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 80 millions Fbu les deux dernières années.
• Expérience dans le transport ou missions similaires de location :
• Existence et présentation des preuves d’un parc suffisant de véhicules, motos (cartes roses)

10. CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 28 juin 2026 à 9h00 précises, heure du Burundi.
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel.
• Langue : Français.

11. ANNEXE BORDEAUX DES PRIX UNITAIRES

1. Contexte et justification

Dans le cadre de la mise en œuvre du Portefeuille d’Appui à l’Entrepreneuriat Innovant pour l’Autonomisation des Jeunes et des Femmes (Programme Moonshot), financé par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD), l’ONG Empowering Response Burundi (ERB) réalise diverses activités de renforcement des capacités, notamment des formations, ateliers, séances de coaching, missions de terrain et autres interventions au profit des bénéficiaires du projet dans la province de Bujumbura élargie.

Afin de garantir un paiement rapide, sécurisé, transparent et traçable des frais de déplacement, des perdiem, des honoraires et autres frais liés aux activités du projet, ERB souhaite recruter un prestataire spécialisé dans les services de transfert monétaire et de paiement de masse.

Les présents Termes de Référence définissent les conditions de sélection du prestataire ainsi que les responsabilités attendues dans le cadre de cette mission.

2. Objectif de la mission

Le prestataire retenu sera chargé d’effectuer, de manière sécurisée et efficace, les transferts des frais de mission, des frais de déplacement, des honoraires et de toute autre indemnité due aux bénéficiaires, au personnel du projet, aux consultants et aux facilitateurs impliqués dans les activités mises en œuvre par ERB.

3. Critères d’éligibilité et de sélection

Les soumissionnaires devront démontrer leur conformité légale ainsi que leur capacité technique et opérationnelle à fournir les services demandés.

Les critères minimaux requis sont les suivants :

a) Conformité légale

• Être une institution légalement établie et autorisée à exercer des activités de transfert monétaire au Burundi ;
• Disposer d’un Numéro d’Identification Fiscale (NIF) valide ;
• Présenter les documents légaux attestant de son existence et de son autorisation d’exercer.

b) Capacité technique et opérationnelle

• Disposer d’un réseau opérationnel couvrant les zones d’intervention du projet ;
• Être en mesure d’effectuer des paiements de masse via Lumicash, E-noti ou tout autre système sécurisé de transfert monétaire ;
• Mettre en place un mécanisme fiable de vérification des bénéficiaires et de confirmation des paiements ;
• Garantir l’exécution des paiements dans un délai maximum de 48 heures ouvrables après réception des fonds et des listes validées.

c) Expérience

• Justifier d’au moins deux (2) années d’expérience dans la gestion des paiements de masse ou des transferts monétaires pour le compte d’organisations nationales ou internationales ;
• Fournir des références de missions similaires réalisées avec succès.

d) Conditions financières

• Proposer une grille tarifaire claire, détaillée et compétitive ;
• Présenter les frais de gestion et commissions applicables aux différentes catégories de transactions.

e) Confidentialité et sécurité

• Garantir la confidentialité des données personnelles et financières des bénéficiaires ;
• Mettre en œuvre des mesures adéquates de sécurité et de protection des informations traitées.

4. Dossier de soumission

Les prestataires intéressés devront soumettre un dossier comprenant :

a) Offre technique

• Une note de compréhension de la mission ;
• La méthodologie proposée pour l’exécution des paiements ;
• Une présentation de l’entreprise et de son réseau opérationnel ;
• Les références de missions similaires réalisées ;
• Les mesures mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité des opérations.

b) Offre financière

• Une grille tarifaire détaillée indiquant les frais applicables aux différentes opérations ;
• Les commissions ou frais de gestion proposés ;
• Toute autre charge éventuelle liée à la prestation.

c) Documents administratifs

• Certificat d’immatriculation ou Registre de commerce ;
• Numéro d’Identification Fiscale (NIF) ;
• Attestation de régularité fiscale en cours de validité ;
• Toute autre autorisation requise pour l’exercice de l’activité.

5. Responsabilités du prestataire

Le prestataire retenu sera notamment chargé de :

• Effectuer les paiements des frais de déplacement, perdiem, honoraires, frais de communication et autres indemnités validés par ERB ;
• Réaliser les paiements de masse à travers des plateformes sécurisées de transfert monétaire ;
• Vérifier préalablement les coordonnées et comptes des bénéficiaires avant toute opération ;
• Fournir les preuves de paiement et autres pièces justificatives requises après chaque transaction ;
• Assurer la traçabilité complète des opérations réalisées ;
• Signaler et résoudre dans les meilleurs délais toute anomalie liée aux paiements (erreurs de numéros, bénéficiaires non retrouvés, transactions rejetées, etc.) ;
• Respecter les procédures administratives et financières d’ERB ;
• Garantir la confidentialité des informations et données traitées dans le cadre de la mission.

6. Résultats attendus

À l’issue de la mission, les résultats suivants devront être atteints :

• Les bénéficiaires reçoivent les paiements qui leur sont destinés dans les délais convenus ;
• Les paiements sont exécutés de manière sécurisée, transparente et traçable ;
• Les pièces justificatives des transactions sont transmises à ERB après chaque opération ;
• Les éventuelles anomalies sont traitées efficacement et documentées ;
• Les opérations financières sont clôturées sans litige majeur.

7. Modalités de soumission

Les prestataires intéressés sont invités à soumettre une Offre Technique et une Offre Financière séparées conformément aux exigences des présents Termes de Référence.

Les offres techniques et financières doivent être transmises par voie électronique aux adresses suivantes :

• info@erbdi.org
• delicia.kaze@erbdi.org

Date limite de soumission : 28 juin 2026 à 9h00 (heure du Burundi).

Langue : Français.

Au mois d’Octobre 2024, ERB a signé un protocole de financement avec PNUD pour la mise en œuvre des activités du Portefeuille d’Entrepreneuriat innovant pour l’autonomisation des jeunes et femmes/Programme MOONSHOT en province de Bujumbura et Mairie de Bujumbura pour une période de deux ans. Un plan d’action de 6 derniers mois connait l’extension de la zone d’action dans la province de Bujumbppelura élargie (Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura Rural, ancienne province Cibitoke, ancienne province de Bubanza)

Dans le cadre de l’extension des activités du projet et leur coordination  , ERB souhaite renforcer ses capacités logistiques pour l’exécution des activités du Portefeuille afin de renforcer l’efficacité opérationnelle du projet.

À cet effet, ERB lance un appel d’offres à l’intention des sociétés et entreprises spécialisées dans la fourniture d’équipements informatiques notamment des ordinateurs portables, des imprimantes ainsi que du matériel de formation.

OBJET DU MARCHÉ

Le présent dossier d’appel d’offre a pour objet la fourniture, la livraison, l’installation (si applicable) et la mise en service d’équipements informatiques et de matériel de formation, conformément aux spécifications techniques et aux conditions du présent dossier.

SPECIFICATIONS TECHNIQUES

1/ Équipements informatiques

Ordinateurs portables

• Processeur : Intel Core i7 (10e génération minimum) ou équivalent
• Mémoire vive (RAM) : 8 Go minimum
• Stockage : SSD 256 Go minimum
• Écran : 14 pouces minimum
• Connectivité : Wi‑Fi, Bluetooth, ports USB (min. 2), HDMI
• Webcam et microphone intégrés
• Autonomie batterie : ≥ 6 heures
• Système d’exploitation : Windows 10 ou 11 original (licence incluse)
• Accessoires : sac de transport et souris
• Garantie : 12 mois minimum

Imprimantes

• Type : Epson, Laser ou jet d’encre (à préciser par le soumissionnaire)
• Fonctions : Impression (scanner/copieur si multifonction)
• Connectivité : USB et/ou Wi‑Fi
• Vitesse d’impression : ≥ 20 ppm (laser) ou équivalent
• Consommables disponibles sur le marché local
• Garantie : 12 mois minimum

2/ Matériel de formation

• Feutres
• Blocs‑notes
• Stylos
• Flip charts
• Autres supports pédagogiques.

LIEU ET DELAI DE LIVRAISON

• Lieu : Bujumbura (siège d’ERB), Rohero 14, Avenue de la Grèce N◦11
• Durée du contrat : 6 mois non renouvelables avec les fournitures sur base de bons de commande
• Lieux d’utilisation : zones d’intervention du projet
• Délai maximum : à proposer par le soumissionnaire, sans excéder 30 jours calendrier après notification du marché

CONDITIONS DE PARTICIPATION ET D’ELIGIBILITE

Peuvent participer les entreprises qui :

• Sont légalement enregistrées au Burundi ;
• Disposent d’une expérience d’au moins 2 ans d’expérience dans la fourniture d’équipements informatiques et/ou matériel de formation ;
• Ont exécuté au moins 3 marchés similaires au cours des deux dernières années ;
• Disposent d’une capacité financière et logistique suffisante ;
• Ne font pas l’objet d’une interdiction de soumissionner.

 CONTENU DU DOSSIER DE SOUMISSION

1/ Offre technique

• Lettre de soumission signée et datée ;
• Présentation et statuts de l’entreprise ;
• Registre de commerce / NIF ;
• Références techniques (attestations ou contrats) ;
• Fiches techniques détaillées et brochures des équipements proposés ;
• Planning et modalités de livraison ;
• Politique de garantie et service après‑vente.

2/ Offre financière

• Bordereau des prix complété et signé ;
• Prix unitaires et totaux en BIF (THTVA et TTVVAC à préciser) ;
• Validité de l’offre : 7 jours minimum ;
• Conditions de paiement proposées.

CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 28 juin 2026 à 9h00 précises, heure au Burundi. Toute offre reçue après ce délai sera rejetée.
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel.
• Langue : Français.

CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination.
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaire pour un montant de 30 millions FBu les deux dernières années.
• Trois expériences similaires dans la fourniture des équipements informatiques et matériel de formation.
• Existence et présentation des preuves de fournitures.

 ANNEXE

Bordereau des prix unitaires

N.B: La livraison des équipements informatiques et matériels de formation sera faite en fonction des bons de commande

1. Contexte et justification

L’ONG Empowering Response Burundi (ERB en sigle), créée en 2005, œuvre au Burundi dans les domaines de la sécurité alimentaire, du développement des chaînes de valeur, de l’environnement, de l’entrepreneuriat et de l’inclusion financière. En 2024, l’ONG ERB a signé un accord de financement avec l’IFDC dans le cadre de la mise en œuvre du projet PAGRIS, financé par l’ambassade des Pays-Bas.

Le projet PAGRIS vise à promouvoir « une gestion plus durable et plus écologique des terres agricoles burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles. »

. Deux approches complémentaires sont utilisées par le projet PAGRIS:

• L’approche Plan Intégré Paysan (PIP)se concentre sur le ménage agricole et la communauté. Elle aide chaque famille à se doter d’une vision globale et d’un plan à long terme pour son exploitation. Elle englobe la gestion de la colline, des bassins versants et la diversification des cultures, en impliquant tous les membres du ménage. Cette approche constitue le volet socio-organisationnel et de responsabilisation de l’agriculteur. Elle place le ménage au centre du processus de développement. Elle aide les ménages à formuler leurs visions familiales. En effet, chaque ménage élabore son propre plan d’action, appelé « plan de l’agriculteur », fixant des objectifs à court, moyen et long terme. Elle permet également l’autonomisation des ménages. Les agriculteurs sont formés pour devenir des acteurs du changement, capables d’adopter de bonnes pratiques et de les transmettre à leur voisinage.
• Quant à l’approche Gestion Intégrée de la Fertilité des Sols (GIFS), elle optimise la productivité grâce à l’utilisation combinée d’engrais minéraux et organiques, de semences sélectionnées et d’amendements, comme la dolomie pour les sols acides. Cette approche constitue le volet technique du projet. Elle vise à assurer une production agricole durable et à restaurer la santé des terres à travers des pratiques agricoles et de protection des sols.

ERB est partenaire de l’IFDC dans la mise en œuvre du projet dans quatre communes d’extension, à savoir Muramvya, Matongo, Isare et Nyabihanga, sur 46 collines d’intervention. Le projet est en phase de sortie.

Dans le but de renforcer les apprentissages et la capitalisation des approches du projet, il est prévu de doter 30 collines des communes de Muramvya (26 collines), d’Isare (2 collines) et de Nyabihanga (2 collines) de cartes plastifiées communautaires visualisant les plans de bassins versants prioritaires identifiés ainsi que les plans de développement collinaire, élaborés de manière participative par les communautés elles-mêmes.

À cet effet, ERB souhaite recruter un expert cartographe pour former l’équipe du projet à l’utilisation du système SIG, à la conception des cartes plastifiées de 30 plans de bassins versants élaborés par les comités de sites/bassins versants, ainsi que de 30 cartes plastifiées de plans de développement collinaire, appelés visions collinaires.

2. Objectifs de la mission

La mission poursuit les objectifs suivants :

• Transcrire visuellement les visions collinaires issues de la planification locale participative.
• Cartographier les bassins versants (BV) en mettant en évidence le zonage agricole, les infrastructures d’aménagement et les ouvrages antiérosifs.
• Effectuer la numérisation du vécu : collecte des données issues de l’approche participative, notamment l’approche PIP, ou des croquis réalisés par la communauté, afin de les transformer en données géographiques.
• Produire 60 exemplaires plastifiés, durables et adaptés à une utilisation directe par les communautés locales et les comités locaux mis en place, notamment les comités sites/bassins versants et les comités visions collinaires.

3. Les Collines couvertes par la mission

Au total, 30 collines réparties dans trois communes constituent la zone de couverture de la mission.

4. Méthodologie

Collecte des données : récupération des données géospatiales de base et des visions collinaires, notamment les croquis participatifs élaborés par les animateurs et facilitateurs de l’ONG ERB.

Conception cartographique : traitement des données sous un Système d’Information Géographique (SIG) pour créer une lisibilité optimale à l’échelle communautaire.

Validation : soumission des ébauches aux équipes techniques d’ERB et aux communautés pour intégration des éventuelles corrections.

Impression et plastification : finalisation de la production et livraison des 60 cartes au format adéquat, plastifiées.

5. Caractéristiques des cartes plastifiées recherchées

5.1 Propriétés physiques et matériaux

• Durabilité : les cartes seront imprimées sur support PVC ou plastifiées avec un film protecteur afin de résister à l’eau, à l’humidité et à l’usure.
• Résistance : elles devront être indéchirables et insensibles aux variations climatiques, notamment la pluie et la boue sur le terrain.
• Praticité : elles seront disponibles dans des formats pratiques, généralement A5 ou A4, pour faciliter leur manipulation lors des diagnostics sur le terrain.

5.2 Données et cartographie SIG

• Courbes de niveau et MNT (Modèle Numérique de Terrain) : représentation du relief et des altitudes.
• Zonage d’intervention : découpage opérationnel en micro-bassins versants pour faciliter l’aménagement antiérosif.
• Lignes de partage des eaux : délimitation exacte des crêtes topographiques définissant le bassin versant.
• Occupation des sols et pédologie : utilisation de codes couleur SIG pour représenter la végétation, les zones imperméables et la nature du sol.

5.3 Lisibilité cartographique

• Hiérarchie visuelle et clarté : la carte plastifiée doit être compréhensible d’un simple coup d’œil par des non-spécialistes, notamment les agriculteurs et les techniciens communaux.
• Conception de la légende : les symboles, codes couleur et nomenclatures doivent être normalisés, cohérents et conformes aux directives du projet.

6. Rôles et responsabilités de l’expert

L’expert cartographe aura la charge de réaliser les tâches générales suivantes :

• Formation : assurer la formation de l’équipe du projet et des services communaux partenaires à la collecte avec des outils numériques tels que QField, ainsi qu’au traitement des données relatives à la délimitation des bassins versants et aux données spatiales avec QGIS ou ArcGIS.
• Collecte des données : récolter les données spatiales et communautaires, y compris les informations participatives sur les visions collinaires, auprès des équipes du projet PAGRIS et des communautés locales à l’aide de QField et/ou KoboCollect.
• Conception : sous des logiciels SIG tels que QGIS ou ArcGIS, créer, imprimer et plastifier 60 cartes de deux catégories, à savoir les cartes sur les visions collinaires/plans de développement collinaire et les cartes sur les plans d’aménagement des bassins versants.
• Livrables finaux : remettre à l’ONG ERB les 60 cartes physiques plastifiées ainsi que les versions numériques en format PDF, au format adéquat (A3, A2, A1 ou A0) selon les informations à visualiser sur la carte.

7. Qualifications et profil recherché

Le candidat expert en SIG doit avoir :

• Un diplôme supérieur de niveau Bac+3 minimum en Géomatique, sciences géographiques, informatiques ou sciences physiques.
• Une maîtrise des bases de données spatiales telles que PostgreSQL/PostGIS et des applications de SIG telles que QGIS, MapInfo ou ArcGIS.
• Une maîtrise des plugins de QGIS permettant de créer des cartes web interactives et de les publier, tels que QGIS2Web et QGIS Cloud.
• Une capacité à traiter des données spatiales, notamment les MNT, les images satellitaires et les données GPS de terrain.
• Une compréhension des enjeux de gestion intégrée des terres et des approches communautaires, comme la planification intégrée.
• Une expérience de 10 ans en cartographie participative et en traitement des données sous un système d’information géographique (SIG).
• Au moins 5 ans d’expérience pertinente dans la cartographie des ressources naturelles, de préférence dans des projets agricoles, de gestion des bassins versants ou de résilience climatique au Burundi.
• La preuve de 5 expériences similaires avec un volume égal ou supérieur à celui de la mission, appuyées par des contrats suivis d’attestations de bonne fin signées par le client ou le demandeur de prestation de service.
• Une bonne capacité de vulgarisation et de communication pour adapter les données techniques à une lecture communautaire.

8. Informations sur l’offre financière

Les honoraires de prestation concernent les missions de terrain de 30 jours et le paiement des cartes plastifiées. Les honoraires et frais de mission sont forfaitaires. Le coût de la facture des cartes est également forfaitaire et comprend :

1. L’acquisition et le traitement des données ;
2. L’expertise de formation de l’équipe technique clé du projet, qui accompagnera l’expert dans la collecte des données ;
3. La conception cartographique ;
4. L’impression et la plastification.

NB : la location de véhicule est à la charge de l’ONG ERB.

Voici le modèle de canevas de présentation de l’offre financière :

9. Évaluation des offres et pondération

L’évaluation des offres pour recruter un expert cartographe SIG, notamment pour les 60 cartes du projet PAGRIS/ERB, se fera selon une méthode combinée : 80% pour l’offre technique et 20% pour l’offre financière. Le seuil de qualification technique est fixé à 80 points sur 100 pour ouvrir l’offre financière.

Le barème de notation et de pondération s’articule comme suit

Grille d’évaluation de l’offre technique (sur 100 points)

Qualifications et expérience du consultant (60 points) :

• Diplôme universitaire (Master/Ingénieur) en géomatique, sciences géographiques, informatiques ou sciences physiques : 5 points.
• Expérience spécifique dans la formation, la conception et la réalisation de cartes géospatiales : 40 points.
• Références ou attestations de bonne fin de travaux similaires : 15 points.

Méthodologie et compréhension de la mission (20 points) :

• Pertinence de la compréhension des enjeux du projet PAGRIS et de l’approche « vision collinaire et bassins versants » : 5 points.
• Clarté de la méthodologie proposée (collecte des données, traitements SIG, géoréférencement, symbologie) : 5 points.
• Plan de travail, calendrier d’exécution détaillé et faisabilité du chronogramme : 10 points.

Matériel, logiciels et équipements techniques (20 points) :

• Disposer de logiciels SIG agréés ou libres performants (QGIS, ArcGIS, etc.) et de matériel de traitement des données : 10 points.
• Moyens prévus pour l’impression haute définition et la plastification des 60 cartes : 10 points.

Grille d’évaluation de l’offre financière

Seules les offres ayant franchi le seuil technique sont évaluées financièrement. Le score financier est calculé selon la formule inversement proportionnelle.

Note finale

Note finale = (note technique × 0,80) + (note financière × 0,20)

L’expert ayant obtenu la note globale pondérée la plus élevée sera retenu pour l’attribution du marché.

10. Délai du contrat

Le délai du contrat est fixé à 45 jours répartis sur trois mois.

Le dossier de candidature doit comprendre :

• Une lettre manuscrite de motivation adressée au Directeur exécutif de l’ONG Empowering Response Burundi (ERB).
• Un curriculum vitae.
• Les diplômes ou certificats conformes aux originaux.
• Les contrats suivis des attestations de bonne fin/services rendus et d’autres preuves justifiant les capacités et les compétences avérées pour la mission d’expert en cartographie et système d’information géographique (SIG).
• Deux personnes de référence, avec nom et prénom, fonction, numéro de téléphone et e-mail.

La date limite de dépôt des dossiers de candidature est fixée au 16 juin 2026 à 14 heures.

Les candidats intéressés doivent envoyer leurs dossiers par e-mail à l’adresse suivante : info@erbdi.org, avec copies à delicia.kaze@erbdi.org et muvandimwelin@erbdi.org.

Les dossier portent comme objet : Soumission à l’appel d’offre de recrutement de l’Expert en Cartographie et Système d’Information Géographique (SIG) dans le cadre du projet PAGRIS-Out/IFDC/ERB.

Les dossiers reçus feront l’objet d’un accusé de réception par réponse électronique. Le candidat retenu et les candidats non retenus seront informés par e-mail, et le contrat sera signé au plus tard le 21 juin 2026 pour le candidat sélectionné ayant obtenu le meilleur score.

Pour toute information sur le présent appel d’offre, vous pouvez contacter Madame KAZE Délicia au : 79 06 37 84.

1. INTRODUCTION

Empowering Response Burundi, ERB en sigle, est une ONG locale   créée en 2003. ERB opère principalement dans les domaines de la sécurité alimentaire, le développement de chaine de valeur, la nutrition, l’environnement et le changement climatique, ainsi que de l’entrepreneuriat rural et de l’inclusion financière. Elle a pour mission de contribuer à trouver des réponses durables aux défis de la pauvreté au Burundi à partir du potentiel socio- économique existant. Nous aidons les communautés locales, les personnes pauvres et marginalisées en particulier à renforcer leurs pouvoirs de décisions et leurs capacités de trouver des solutions locales par le changement des mentalités. ERB travaille avec le financement provenant de différents bailleurs comme la FAO, le PNUD, IFDC à travers les projets financés par l’Ambassade des Pays Bas au Burundi. Aussi, ERB est prestataire de services pour les missions dans le cadre des projets financés par les partenaires de développement du Burundi comme la Banque Mondiale ou la Banque Africaine de Développement.

En vue d’embrasser les changements qui s’opèrent dans le monde de financement, ERB adapte des stratégies de compétitivité et de croissance. La nouvelle structure d’organisation prévoit la création du poste de Directeur des Ressources et des Operations pour renforcer cette stratégie. Pour ce faire, l’ONG ERB voudrait lancer un appel d’offres de recrutement du Directeur des Ressources et des opérations pour un contrat déterminé et qui deviendra indéterminée si l’évaluation des performances est concluante.

1. Description de poste et missions

Le Directeur des Ressources et des Operations est sous l’autorité hiérarchique du Directeur Exécutif. Le Directeur des ressources et des opérations sera responsable de la planification stratégique, gestion des ressources (humaines, financières, matérielles), logistique, sécurité, conformité légale et budgétaire, et coordination avec les partenaires et les bailleurs de fonds, afin de garantir l’atteinte des objectifs programmatiques de l’ONG ERB. En collaboration avec le Directeur Exécutif, il jouera un rôle actif dans la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des fonds. Les principales missions et responsabilités sont les suivantes :

• Gestion et orientation stratégique des programmes

• Traduire la mission de l’ONG en plans d’action concrets et assurer le pilotage des programmes sur le terrain.
• Collaborer avec la direction pour définir les objectifs à court et long terme.
• Coordonner les différents chefs de projets dans la formulation (i) des plans d’actions et (ii) exécution des projets sur terrain
• En collaboration avec le Directeur Exécutif, contribuer au renforcement des capacités du staff recruté (i) dans la compréhension, la maîtrise de la stratégie ; (ii) dans la maîtrise des outils de gestion de projets du Programme
• Contribuer au recrutement des ressources humaines du Programme et toute l’organisation à la demande de Directeur Exécutif
• Conduire l’équipe d’élaboration des projets en partenariat avec la responsable de suivi et évaluation
• Promouvoir une culture de travail alignée sur la proposition de valeurs d’excellence, intégrité, transparence ainsi que l’orientation stratégique de l’ONG ERB
• En collaboration avec la/le responsable de Suivi et Evaluation des Projets, élaborer des indicateurs clés de performance (ICP) et des jalons pour mesurer les progrès réalisés dans la mise en œuvre des stratégies et des programmes
• Assurer une coordination efficace avec les équipes dans la rédaction des projets lors des appels d’offres pour les opportunités de financement
• Réviser et approuver les documents de cadrage des activités, élaborés par les différents chargés de projets du Programme ; en vérifie la conformité par rapport aux objectifs et les orientations stratégiques de l’organisation ERB

• Superviser l’évaluation des principaux risques auxquels est exposé la gestion des programmes et proposer les mesures de mitigation.

• GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, DES FINANCES ET DES SYSTÈMES

En collaboration avec le Directeur Exécutif et les responsables administratifs et financiers

• Participer à la définition et évaluation des responsabilités stratégiques et opérationnelles pour le personnel, les finances et les systèmes en vue de l’efficacité de gestion de l’organisation.
• Contribuer à la mise en place de systèmes efficaces pour suivre et évaluer la performance de l’ONG ERB et donner une orientation en vue de garantir la visibilité ainsi que la viabilité et la santé financière et opérationnelle de l’organisation.
• Veiller au maintien d’un milieu de travail sain, productif et favorable et une culture qui encourage et permet au personnel de réaliser son potentiel

• Mobilisation des fonds et gestion de partenariats.

• Contribuer à la mise en exécution de la stratégie de mobilisation des fonds de l’ONG ERB
• Identifier les sources de financement potentielles (gouvernements, organisations internationales, secteur privé,…)
•  Analyser les besoins de l’organisation et les aligner sur les priorités des donateurs.
•  Contribuer à établir et entretenir des relations solides avec les donateurs existants et nouveaux
• Utiliser les produits de communication pour informer et convaincre les donateurs
• Assurer la redevabilité, le suivi et le reporting aux donateurs.
• Explorer différentes méthodes de collecte : événements, dons directs, financements par projets
• Veiller à la transparence et à la conformité avec les bailleurs

2. PROFIL RECHERCHE (COMPETENCES & QUALIFICATIONS)
   • Formation academique  :

Le candidat qui souhaite être recruté doit être détenteur de diplôme d’Ingénieur agronome (BAC+5), Licence en économie rurale, licence ou Master en Développement communautaire, Licence ou Master en Communication et Développement ou diplômes similaires

• Expérience des candidats

Le candidat doit jouir d’une expériencNous minimum de 3 années en élaboration,gestion et coordination des projets, en gestion d’équipes, en gestion des partenariats avec les bailleurs de fonds, idéalement dans le secteur associatif/ONG, avec expérience managériale avérée.

• Compétences Clés :

• Leadership, intégrité, sens de responsabilités, excellente communication.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer des équipes.
• Être un excellent communicateur et avoir de bonnes compétences interpersonnelles et la capacité de bâtir le consensus et gérer les conflits.
• Posséder une expérience avérée en matière de mobilisation de ressources notamment auprès des bailleurs de fonds
• Aptitude démontrée à établir et maintenir des partenariats.
• Capacité avérée en matière de planification et de coordination.
• Avoir des compétences en matière de présentation et de rédaction de rapports.
• Capacite une vision orientée vers l’atteinte résultats dans la gestion des projets et Programmes
• Capacité à influencer et à gérer les attentes des cadres supérieurs.
• Crédibilité et l’influence auprès des bailleurs de fonds, des investisseurs, des parties prenantes nationales et des organisations partenaires.
• Avoir les valeurs avérées d’intégrité, d’honnêteté, d’excellence dans l’accomplissement des missions, assiduité au travail,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word).
• Maitrise deux langues de travail : le français et l’anglais.

3. Durée du contrat

Le délai du contrat est de deux ans. Après évaluation positive des performances après ces deux années, le contrat indéterminé sera accordé.

4. DOSSIER DE CANDIDATURE

• Lettre de motivation (expliquant pourquoi vous/vos compétences).
• CV détaillé (avec réalisations concrètes, adresse des employeurs).
• Copie des diplômes et attestations.
• Coordonnées de références professionnelles (au moins deux).

5. MODALITES DE SOUMISSION ET DATE LIMITE

Les dossiers de candidatures doivent être correctement scannés et bien présentés. Les dossiers bien rangés par ordre d’exigences au point 4 seront envoyés par voie électronique à l’email : : info@erbdi.org avec copies à : muvandimwelin@erbdi.org, delicia.kaze@erbdi.org  avec objet : “Candidature au poste de Directeur/trice de Ressources et Operations.

Pour toute information supplémentaire, veuillez contacter Madame KAZE Délicia, Email : delicia.kaze@erbdi.org , Téléphone : 79 063 784

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 15 Février 2026, à 12 Heures.

Après cette heure et date indiquées, les candidatures seront rejetées.

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

ERB a signé un contrat avec l’IFDC pour la mise en œuvre des activités du Projet d’Appui pour une Gestion Responsable et Intégrée des Sols (PAGRIS) pour une période de seize mois. Ce projet vise « une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles 

ERB a été contracté par le projet PAGRIS pour la mise en œuvre des activités d’appui aux coopératives de petits producteurs de thé et horticulture et exécution des approches pour l’extension des activités de PAGRIS sur 30 collines de quatre nouvelles communes :de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare.

Dans le cadre des activités de formation, de coordination et de suivi menées sur 30 collines des communes de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare, ERB organise régulièrement des ateliers de formation, réunions techniques et sessions de renforcement des capacités à l’intention des bénéficiaires, partenaires et acteurs locaux.

Ces activités se déroulent sur 30 collines des communes de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare et nécessitent des services professionnels de restauration ainsi que la mise à disposition de salles adaptées. Les formations sont à 30

Le présent appel d’offre  vise à sélectionner un ou plusieurs prestataires qualifiés pour assurer ces services dans le respect des standards de qualité, d’hygiène et de professionnalisme exigés par ERB et ses partenaires.

1. Objet du marché

Le présent marché a pour objet la prestation de services de restauration (pauses-café et pause-déjeuner ) et la location de salles équipées pour les ateliers de formation organisés dans le cadre du projet PAGRIS.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet, il est prévu :

• Trente (30) sessions de formation destinées aux bénéficiaires du projet, notamment les membres des coopératives, organisées à l’intérieur du pays ;
• Deux (2) ateliers de haut niveau par province, destinés aux parties prenantes institutionnelles, y compris les bailleurs, partenaires techniques et financiers, ainsi que les autorités locales et administratives.

Les lieux, dates et modalités spécifiques de chaque formation ou atelier seront communiqués au prestataire retenu  en temps utile.                

III.  Spécifications techniques

                        III.1 Services de restauration

Les prestations de restauration incluent notamment :

• Pause-café ;
• Pause-Déjeuners (eau minérale ou Fanta inclu) ;
• Service assuré par un personnel qualifié.

Exigences minimales :

• Respect strict des normes d’hygiène et de sécurité alimentaire ;
• Repas équilibrés et adaptés au contexte local ;
• Capacité à servir un nombre variable de participants (à préciser pour chaque activité) ;
• Utilisation de vaisselle propre et appropriée ;
• Présentation soignée des repas.

                     III.2 Location de salles de formation

Les salles seront différentes selon le lieu de tenue des ateliers et le profil des participants. À cet effet, deux catégories de salles sont requises :

1. Salles pour formations communautaires à l’intérieur du pays
   (Destinées aux bénéficiaires du projet, notamment les membres des coopératives VSLA , comités locaux)

• Localisation : à l’intérieur du pays, dans ou à proximité des zones d’intervention du projet ;
• Capacité : 20 à 50 participants selon les activités ;
• Salle simple mais fonctionnelle, bien aérée et éclairée ;
• Tables et chaises en nombre suffisant ;
• Équipements minimums : Tableau ou paperboard, Électricité fonctionnelle;
• Respect strict des normes d’hygiène;
• Accessibilité facile pour les bénéficiaires locaux.

1. Salles pour ateliers et réunions de haut niveau
   (Destinées aux bailleurs, partenaires, autorités administratives, cadres des ministères , etc.)

• Localisation : chefs-lieux des anciennes  provinces de Muramvya et Mwaro et la province de Bujumbura;
• Capacité adaptée au nombre de participants ;
• Salle climatisée ou bien ventilée ;
• Équipements requis : rétroprojecteur, système de sonorisation fonctionnel, tableau paperboard

• Disponibilité d’espaces annexes pour pause-café, pause-déjeuner et échanges.

1. Lieu et période d’exécution

• Zones d’intervention : Communes de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare
• Période : Selon le calendrier des activités du projet PAGRIS

• Durée du contrat : 12 mois non renouvelables avec les fournitures sur base de bons de commande

1. Conditions de participation et d’éligibilité

Peuvent participer au présent appel d’offres les prestataires qui :

• Sont légalement enregistrés au Burundi ;
• Disposent d’une expérience avérée d’au moins 2 ans dans les services de restauration et/ou location de salles ;
• Ont réalisé au moins trois (3) prestations similaires au cours des deux dernières années d’au moins 80millions  prouvé par l’historique bancaire ou attestation de capacité financière  délivrée par la banque
• Disposent des capacités humaines, techniques et logistiques nécessaires ;
• Ne sont pas en situation de conflit d’intérêts.

1. Contenu du dossier de soumission

      VI.1 Offre technique

• Lettre de soumission signée et datée  ;
• Présentation du prestataire ;
• Documents légaux (registre de commerce, NIF) ;
• Références techniques (attestations de bonne exécution) ;
• Attestation de non-redevabilité fiscale délivrée par  l’OBR;
• Description des menus proposés ;
• Mesures d’hygiène, de sécurité et d’assurance qualité.

          VI.2 Offre financière

• Bordereau des prix (coût par personne et par service) ;
• Prix de location des salles (par jour ou par demi-journée) ;
• Validité de l’offre : 7jours minimum ;
• Conditions de paiement.

VII. Critères d’évaluation

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 80 millions Fbu les deux dernières années.
• Trois Expériences similaires dans la fourniture des intrants agricoles
• Existence et présentation des preuves de fournitures

VIII. CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 2 Janvier 2026 à 9 heures, heure au Burundi
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel
• Langue : Français.
• Validité des offres : En raison de rapide de besoin location, au plus tard le 6 Janvier 2026, les offres seront analysées et le soumissionnaire gagnant sera communiqué au plus tard le 7 Janvier 2026

1. ANNEXE

 IX.1. Bordereau des prix unitaires

1. Salle de formations pour formations communautaires à l’intérieur du pays
   (Destinées aux bénéficiaires du projet, notamment la formation des membres des coopératives VSLA , comités locaux )

1. Salles pour ateliers et réunions de haut niveau
   (Destinées aux bailleurs, partenaires, autorités administratives, cadres des ministères , etc.)

N.B : Le service de location salle et restauration sera faite progressivement en fonction des bons de commande.

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

ERB a signé un contrat avec l’IFDC pour la mise en œuvre des activités du Projet d’Appui pour une Gestion Responsable et Intégrée des Sols (PAGRIS) pour une période de seize mois. Ce projet vise « une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles 

ERB a été contracté par le projet PAGRIS pour la mise en œuvre des activités d’appui aux coopératives de petits producteurs de thé et horticulture et exécution des approches pour l’extension des activités de PAGRIS sur 30 collines de quatre nouvelles communes :de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare.

1. OBJET DU MARCHÉ

L’objectif du mandat est la fourniture et la livraison des semences, éclats de souche, sachets bio dégradables, matériel d’aménagement des bassins versants. La présente demande de Propositions de Services a pour objet d’inviter à soumissionner les sociétés spécialisées dans la fourniture des intrants et matériel agricole pour les travaux d’aménagement des bassins versants. Les travaux d’aménagement vont s’exécuter sur les 30 collines d’intervention du Projet. Le soumissionnaire doit faire preuve de l’expérience vu l’ampleur de cette activité de fourniture sur les 30 collines pour les produits diversifiés.

• Semences de production des plants

Les semences sont constituées de Grevillea, calliandra, noix d’avocats, prunes, maracuja.

• Le matériel de production des plants

Ce matériel est constitué des sachets biodégradables, les engrais (urée)

• Le matériel d’aménagement de bassins versants

Ce matériel est constitué de houes, perles, pioches, trident, triangle a pente, GPS, mètres ruban, cordes etc.

• Les éclats de souche

Les éclats de souche recherchés sont de variétés de Bana Grass.

2. DESCRIPTION DES COMPETENCES SPECIFIQUES DE LA SOCIETE RECHERCHEE

La société recherchée doit avoir être une société qui est impliquée dans la fourniture des intrants agricoles locaux et ceux importés.  Elle doit être compétente techniquement, axée sur les solutions durables et adaptées au climat, avoir une logistique solide pour la distribution, comprendre les besoins locaux (coopératives et petits exploitants agricoles) et capable de proposer des produits de qualité (semences, engrais, petit matériel tout en respectant le cadre légal et environnemental

4. CONDITIONS SPECIFIQUES DES SOCIETES SOUMISSIONNAIRES
5. 1. Légalité

• Copie certifiée conforme du registre de commerce.
• NIF
• Attestation de non redevabilité délivrée par l’OBR.

4.2. Conditions techniques

• Présentation de l’Entreprise ou société et ses capacités (logistiques, humaines et financières)
• Document technique de preuve d’expérience d’au moins 2 ans dans la fourniture des intrants agricoles
• Preuve de contrats de fourniture d’au moins 2 années attestées par les historiques bancaires ou attestions bancaire pour un montant de 80 millions de Fbu

5.LES OFFRES FINANCIERES

Le soumissionnaire intéressé par cette offre sera évalué par rapport aux prix unitaires présentés dans le bordereau des prix unitaires. Les prix unitaires doivent inclure les coûts de transports jusqu’aux sites de zone d’intervention du projet PAGRIS en communes de Muramvya, Matongo, Isare et Nyabihanga

6. CONDITIONS GENERALES

6.1.  Période et lieu :

• Durée du contrat : 12 mois non renouvelables avec les fournitures sur base de bons de commande
• Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence dans les communes de Muramvya, Isare, Nyabihanga et Matongo

6.2. Conditions de paiement et pénalités

• Les modalités de facturation et les délais de paiement seront fixés dans le contrat entre ERB et le soumissionnaire retenu.
• Clauses de pénalités en cas de défaillance, de retard, ou de non-conformité aux engagements seront précisées dans le contrat

6.3. CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 80 millions Fbu les deux dernières années.
• Trois Expériences similaires dans la fourniture des intrants agricoles
• Existence et présentation des preuves de fournitures

7. CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 2 Janvier 2026 à 9 heures, heurs au Burundi
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel
• Langue : Français.
• Validité des offres : En raison de rapide de besoin , au plus tard le 6 Janvier 2026, les offres seront analysées et le soumissionnaire gagnant sera communique au plus tard le 7 Janvier 2026

9. Contenu du dossier de soumission

     9.1.  Offre technique

• Lettre de soumission signée et datée  ;
• Présentation du prestataire ;
• Documents légaux (registre de commerce, NIF) ;
• Références techniques (attestations de bonne exécution) ;
• Attestation de non-redevabilité fiscale délivrée par  l’OBR;

9.2. OFFRE FINANCIER

• Bordereau des prix suivant le canevas en annexe

10. ANNEXE (CANEVA DE BORDEREAU DES PRIX UNITAIRES)

N.B : La livraison sera faite progressivement en fonction des bons de commande

1. CONTEXTE

1.1. ERB a signé un contrat avec l’IFDC pour la mise en œuvre des activités de PAGRIS(Projet d’Appui pour une Gestion Responsable et Intégrée des Sols) pour une période de seize mois. Ce projet vise « une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles 

1.2. ERB a été contracté par le projet PAGRIS pour la mise en œuvre des activités d’appui aux coopératives de petits producteurs de thé et horticulture et exécution des approches pour l’extension des activités de PAGRIS sur 30 collines de quatre nouvelles communes :de Muramvya, Matongo, Nyabihang et Isare.

ERB voudrait lancer un appel d’offres pour la prestation de prestions de location de véhicules de terrain, type JEEP PRADO, les motos de terrain et les camions de transport d’engrais dans la zone d’intervention du Projet.

2. SOLLICITATION ; ACCORD À LONG TERME

2.1 La présente demande de Propositions de Services a pour objet d’inviter à soumissionner les sociétés privées de transport dans le domaine de la location de véhicule et motos de terrain ainsi que le transport des biens (camions)

2.2 ERB souhaite conclure un ou plusieurs accords sur la location de véhicules, motos et camions (période courte et segmentée en saisons de distribution d’engrais)

3. DOCUMENTS A FOURNIR PAR LA SOCIETE SOUMISSIONNAIRE

3.1. Documents administratifs/légaux :

• • Copie certifiée conforme du registre de commerce.
  • NIF
  • Preuve d’assurance des véhicules et motos proposés.
  • Lettre d’engagement signée.

• Documents techniques :

• • Liste détaillée des véhicules et motos proposés (marques, modèles, années de fabrication, kilométrage).
  • Copies des cartes grises et des documents d’assurance valides pour chaque véhicule et moto loué .
  • CV et permis de conduire des chauffeurs proposés.
  • Références d’expériences similaires (contrats antérieurs avec d’autres organisations).
  • Capacités financières prouvées par les montants transférés au compte de la société pendant les deux dernières années.

4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES
5. Véhicules

• Véhicules de type PRADO ou LANDRUSER de 5 places au moins et âge de moins de 7 ans
• Véhicules doit être adaptée à toutes les saisons
• Être équipée d’une roue de secours, accessoires nécessaires, ceintures de sécurité abdominale et épaulières, opérationnelles pour les passagers du siège, ceintures abdominales pour les autres passages, extincteurs, triangle d’urgences

1. Motos

• Motos de type YAMAHA, HONDA, SANILLI ou de types similaires de 125 cc ou 150 cc a 4 temps
• Capacite de charge : Avoir un bon porte bagages arrière et éventuellement les sacoches pour transporter le petit matériel ou un passager

1. Camions de transport des engrais

• Camions porteurs 10 roues ( 6×4 ou 8 x4) de types FUSO, MARCES BENZ,
• Châssis doit être robuste, conçu pour supporter des charges lourdes et des terrains variées
• Pneus doivent être adaptés au transport de vrac, robustes pour résister aux charges
• Revêtement Intérieur des carrosseries en acier inoxydable pou polyéthylène pour rester à la corrosion des engrais

5. QUALIFICATIONS DES CHAUFFEURS
6. CHAUFFEURS DES VEHICULES JEEP ET CAMIONS DE TRANSPORT

• Être détenteur d’un permis de conduite de catégorie supérieure
• Avoir 5 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

1. Motos

• Être détenteur d’un permis de conduire
• Avoir 3 années d’expérience dans la conduite sur terrain
• Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
• Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
• Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
• Porter les imperméables avec casque et chercher une pièce pour les animateurs de terrain de ERB
• Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
• Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.

6. DESCRIPTIONS DES SPECIFICTES TECHNQUES

– La qualité de services de location de véhicules doit répondre aux normes les plus élevées

-Tous les véhicules et motos doivent être en excellent état de fonctionnement et régulièrement entretenus.

– Les frais d’entretien, les assurances, les salaires et les frais de mission sont les charges de la société

– Le prestataire doit pouvoir fournir un véhicule de remplacement et un chauffeur de réserve en cas de panne ou d’indisponibilité du véhicule principal dans un délai spécifié (par exemple, 1 à 12 heures).

– Journal de bord : Un carnet de bord doit être tenu pour chaque véhicule pour enregistrer les déplacements et le kilométrage

– Le parc de véhicules du soumissionnaire devra comprendre au moins 5 véhicules et au moins 7 motos à mettre à tout moment à la disposition de ERB pour les missions de terrain suivant le calendrier de descente de terrain et les bons de commandes.

– Tout véhicule mis à la disposition des missions de ERB mais dont le soumissionnaire n’est pas propriétaire doit faire l’objet de contrat pour l’utilisation de véhicule ou motos par le soumissionnaire

– ERB par biais de responsable de Logistique va visiter le parc des véhicules et motos préqualifiées pour se rassurer de l’existence des véhicules ou motos et leur état des lieux. Si les conditions de l’état des lieux ne sont pas satisfaisantes, l’offre de ERB sera rejetée et le processus se poursuivra avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qualifiées.

– ERB exige que les soumissionnaires observent les normes d’éthiques les plus strictes tout au long des demande de soumissions ainsi que la durée de toute l’attribution.

7. LES OFFRES FINANCIERES

Les bordereaux des prix unitaires hors TVA seront présentés pour trois types de location :

• Véhicules types PRADO/LANDCRUSER
• Motos de types YAMAHA, SANILI ou autres avec des spécificités techniques similaires
• Camions de type FUSO ou Mercedes BENZ ou outres avec les spécificités techniques similaires

NB : Les prix unitaires pour les trois catégories de location comprennent le cout de carburant. Il faut que le soumissionnaire tienne compte de rareté de mazout en fixant le prix unitaire de l’offre en conséquence

8. CONDITIONS GENERALES

8.1. Période et lieu :

• Durée du contrat : 12 mois non renouvelables
• Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence dans les communes de Muramvya, Isare, Nyabihanga et Matongo mais en mairie de Bujumbura pour les missions spécifiques de bureau de ERB.

8.2. Conditions de paiement et pénalités

• Les modalités de facturation et les délais de paiement seront fixés dans le contrat entre ERB et le soumissionnaire retenu.
• Clauses de pénalités en cas de défaillance, de retard, ou de non-conformité aux engagements seront précisées dans le contrat

9.CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 60 millions Fbu les deux dernières années.
• Expérience dans le transport ou missions similaires de location :
• Existence et présentation des preuves d’un parc suffisant de véhicules, motos

10. CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 2 Janvier 2026 à 9 heures, heurs au Burundi
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel
• Langue : Français.
• Validité des offres : En raison de rapide de besoin location, au plus tard le 6 Janvier 2026, les offres seront analysées et le soumissionnaire gagnant sera communique au plus tard le 7 Janvier 2026

11. ANNEXE BORDEAUX DES PRIX UNITAIRES

N.B : La livraison sera faite progressivement en fonction des bons de commande

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

ERB a signé un contrat avec l’IFDC pour la mise en œuvre des activités du Projet d’Appui pour une Gestion Responsable et Intégrée des Sols (PAGRIS) pour une période de seize mois. Ce projet vise « une gestion plus durable et plus écologique des terres (agricoles) burundaises afin d’améliorer la sécurité alimentaire et d’augmenter les revenus des ménages agricoles 

ERB a été contracté par le projet PAGRIS pour la mise en œuvre des activités d’appui aux coopératives de petits producteurs de thé et horticulture et exécution des approches pour l’extension des activités de PAGRIS sur 30 collines de quatre nouvelles communes :de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare.

Dans le cadre des activités de formation, de coordination et de suivi menées sur 30 collines des communes de Muramvya, Matongo, Nyabihanga et Isare, ERB souhaite acquérir des équipements informatiques et du matériel de formation afin de renforcer l’efficacité opérationnelle du projet.

1. Objet du marché

Le présent dossier d’appel d’offre  a pour objet la fourniture, la livraison, l’installation (si applicable) et la mise en service d’équipements informatiques et de matériel de formation, conformément aux spécifications techniques et aux conditions du présent dossier.

III. Spécifications techniques

III. 1.Équipements informatiques

1. Ordinateurs portables

• Processeur : Intel Core i7 (10e génération minimum) ou équivalent
• Mémoire vive (RAM) : 8 Go minimum
• Stockage : SSD 256 Go minimum
• Écran : 14 pouces minimum
• Connectivité : Wi‑Fi, Bluetooth, ports USB (min. 2), HDMI
• Webcam et microphone intégrés
• Autonomie batterie : ≥ 6 heures
• Système d’exploitation : Windows 10 ou 11 original (licence incluse)
• Accessoires : sac de transport et souris
• Garantie : 12 mois minimum

1. Imprimantes

• Type : Epson, Laser ou jet d’encre (à préciser par le soumissionnaire)
• Fonctions : Impression (scanner/copieur si multifonction)
• Connectivité : USB et/ou Wi‑Fi
• Vitesse d’impression : ≥ 20 ppm (laser) ou équivalent
• Consommables disponibles sur le marché local
• Garantie : 12 mois minimum

III.2 Matériel de formation

• Feutres
• blocs‑notes
• Stylos
• Flip charts
• Autres supports pédagogiques.

1. Lieu et délais de livraison

• Lieu : Bujumbura (siège d’ERB), Rohero 14, Avenue de la Grèce N◦11
• Durée du contrat : 12 mois non renouvelables avec les fournitures sur base de bons de commande
• Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence dans les communes de Muramvya, Isare, Nyabihanga et Matongo
• Délai maximum : à proposer par le soumissionnaire, sans excéder 30 jours calendrier après notification du marché

1. V. Conditions de participation et d’éligibilité

Peuvent participer les entreprises qui :

• Sont légalement enregistrées au Burundi ;
• Disposent d’une expérience d’au moins  2ans dans la fourniture d’équipements informatiques et/ou matériel de formation ;
• Ont exécuté au moins 3 marchés similaires au cours des deux dernières années ;
• Disposent d’une capacité financière et logistique suffisante ;
• Ne font pas l’objet d’une interdiction de soumissionner.

1. Contenu du dossier de soumission

                       VI.1.Offre technique

• Lettre de soumission signée et datée  ;
• Présentation et statuts de l’entreprise ;
• Registre de commerce / NIF ;
• Références techniques (attestations ou contrats) ;
• Fiches techniques détaillées et brochures des équipements proposés ;
• Planning et modalités de livraison ;
• Politique de garantie et service après‑vente.

                     VI.2. Offre financière

• Bordereau des prix complété et signé  ;
• Prix unitaires et totaux en BIF (THTVA et TTVVAC à préciser) ;
• Validité de l’offre : 7 jours minimum ;
• Conditions de paiement proposées.

VII.  Calendrier et modalités de soumission

• Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org  au plus tard le 2 Janvier 2026 à 9 heures, heurs au Burundi
• Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel
• Langue : Français.
• Validité des offres :  au plus tard le 6 Janvier 2026, les offres seront analysées et le soumissionnaire gagnant sera communique au plus tard le 7 Janvier 2026

CRITERES D’ÉVALUATION

Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires

• Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
• Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 60 millions Fbu les deux dernières années.
• Trois Expériences similaires dans la fourniture des intrants agricoles

Existence et présentation des preuves de fournitures 

VIII. Date limite

Vendredi le 2 janvier 2026 à 11 heures précises (heure locale).

Toute offre reçue après ce délai sera rejetée.

1. Annexe

Bordereau des prix unitaires

N.B: La livraison des équipements informatiques et matériels de formation sera faite en fonction des bons de commande