Appel d'offre
- CONTEXTE
1/ Au mois d’Octobre 2024, ERB a signé un protocole de financement avec PNUD pour la mise en œuvre des activités du Portefeuille d’Entreprenariat innovant pour l’autonomisation des jeunes et femmes/Programme MOONSHOT en province de Bujumbura et Mairie de Bujumbura pour une période de deux ans. Un plan d’action de 6 derniers mois connait l’extension de la zone d’action dans la province de Bujumbura élargie (Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura Rural, ancienne province Cibitoke, ancienne province de Bubanza)
2/ ERB voudrait lancer un appel d’offres pour la prestation de prestions de location de véhicules de terrain, type JEEP PRADO, les motos de terrain dans la zone d’action.
- SOLLICITATION DE PROPOSITION DE SERVICES
1/ La présente demande de Propositions de Services a pour objet d’inviter à soumissionner les sociétés privées de transport dans le domaine de la location de véhicule et motos de terrain
2/ ERB souhaite conclure un ou plusieurs accords sur la location de véhicules, motos et camions (période courte et segmentée en différents bons de commandes)
- DOCUMENTS A FOURNIR PAR LA SOCIETE SOUMISSIONNAIRE
1/ Documents administratifs/légaux :
-
- Copie certifiée conforme du registre de commerce.
- NIF
- Preuve d’assurance des véhicules et motos proposés.
- Lettre d’engagement signée.
2/ Documents techniques :
-
- Liste détaillée des véhicules et motos proposés (marques, modèles, années de fabrication, kilométrage).
- Copies des cartes grises et des documents d’assurance valides pour chaque véhicule et moto loué .
- CV et permis de conduire des chauffeurs proposés.
- Références d’expériences similaires (contrats antérieurs avec d’autres organisations).
- Capacités financières de Quatre-vingt millions ( 80 000 000 BIF) prouvées par les montants transférés au compte de la société pendant les deux dernières années.
- SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES
1/ Véhicules
- Véhicules de type PRADO ou LANDRUSER de 5 places au moins encore en excellent état.
- Véhicules doit être adaptée à toutes les saisons
- Être équipée d’une roue de secours, accessoires nécessaires, ceintures de sécurité abdominale et épaulières, opérationnelles pour les passagers du siège, ceintures abdominales pour les autres passages, extincteurs, triangle d’urgences
2/ Motos
- Motos de type YAMAHA, HONDA, SANILLI ou de types similaires de 125 cc ou 150 cc a 4 temps
- Capacite de charge : Avoir un bon porte bagages arrière et éventuellement les sacoches pour transporter le petit matériel ou un passager
- QUALIFICATIONS DES CHAUFFEURS
1/ Chauffeurs des véhicules Jeep
- Être détenteur d’un permis de conduite de catégorie supérieure
- Avoir 5 années d’expérience dans la conduite sur terrain
- Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
- Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
- Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
- Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
- Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.
2/ Chauffeurs/conducteurs de motos
- Être détenteur d’un permis de conduire
- Avoir 3 années d’expérience dans la conduite sur terrain
- Avoir un comportement exemplaire (politesse, courtoisie), être ponctuel au service suivant le calendrier communiqué de descente de terrain
- Pouvoir s’exprimer correctement en français et en Kirundi
- Tenir le véhicule dans un état de propreté et signaler à son propriétaire et à ERB toute défaillance ou panne susceptible de provoquer les désagréments pour les missions de terrain
- Porter les imperméables avec casque et chercher une pièce pour les animateurs de terrain de ERB
- Ne pas boire ou fumer pendant le temps de travail
- Respecter l’horaire du travail pendant les jours de missions de 8h- 17h ou même au-delà pour des circonstances non prévues.
- DESCRIPTION DES SPECIFICITES TECHNIQUES
- La qualité de services de location de véhicules doit répondre aux normes les plus élevées.
- Tous les véhicules et motos doivent être en excellent état de fonctionnement et régulièrement entretenus.
- Les frais d’entretien, les assurances, les salaires et les frais de mission sont les charges de la société.
- Le prestataire doit pouvoir fournir un véhicule de remplacement et un chauffeur de réserve en cas de panne ou d’indisponibilité du véhicule principal dans un délai spécifié (par exemple, 1 à 12 heures).
- Journal de bord : un carnet de bord doit être tenu pour chaque véhicule pour enregistrer les déplacements et le kilométrage.
- Le parc de véhicules du soumissionnaire devra comprendre au moins 3 véhicules et au moins 5 motos à mettre à tout moment à la disposition de ERB pour les missions de terrain suivant le calendrier de descente de terrain et les bons de commandes.
- Tout véhicule mis à la disposition des missions de ERB mais dont le soumissionnaire n’est pas propriétaire doit faire l’objet de contrat pour l’utilisation de véhicule ou motos par le soumissionnaire.
- ERB par biais de responsable de Logistique va visiter le parc des véhicules et motos préqualifiées pour se rassurer de l’existence des véhicules ou motos et leur état des lieux. Si les conditions de l’état des lieux ne sont pas satisfaisantes, la proposition sera rejetée et le processus se poursuivra avec le soumissionnaire classé au rang suivant parmi les soumissionnaires qualifiées.
- ERB exige que les soumissionnaires observent les normes d’éthiques les plus strictes tout au long des demande de soumissions ainsi que la durée de toute l’attribution.
- LES OFFRES FINANCIERES
Les bordereaux des prix unitaires hors TVA seront présentés pour trois types de location :
- Véhicules types PRADO/LANDCRUISER
- Motos de types YAMAHA, SANILI ou autres avec des spécificités techniques similaires
NB : Les prix unitaires pour les trois catégories de location comprennent le coût de carburant. Il faut que le soumissionnaire tienne compte de la rareté de mazout ou essence en fixant le prix unitaire de l’offre.
- CONDITIONS GENERALES
1/ Période et lieu :
- Durée du contrat : 6mois renouvelables en fonction de reconduction du partenariat entre ERB et le PNUD.
- Lieux d’utilisation : Dans la zone du projet en l’occurrence ancienne Mairie de Bujumbura, ancienne province de Bujumbura rural, ancienne province Bubanza, ancienne province de Cibitoke.
2/ Conditions de paiement et pénalités
- Les modalités de facturation et les délais de paiement seront fixés dans le contrat entre ERB et le soumissionnaire retenu.
- Clauses de pénalités en cas de défaillance, de retard, ou de non-conformité aux engagements seront précisées dans le contrat
9. CRITERES D’ÉVALUATION
Un certain nombre de critères seront pondérées pour qualifier les soumissionnaires
- Présentation de documents administratifs : NIF, RC, Attestation de non redevabilité dument délivrée par OBR. L’absence de l’un de ces documents est une condition d’élimination
- Copies des historiques bancaires prouvant le paiement pour l’exécution similaires pour un montant de 80 millions Fbu les deux dernières années.
- Expérience dans le transport ou missions similaires de location :
- Existence et présentation des preuves d’un parc suffisant de véhicules, motos (cartes roses)
- CALENDRIER ET MODALITES DE SOUMISSION
- Date limite : Les offres techniques et financières seront envoyées aux emails : info@erbdi.org et delicia.kaze@erbdi.org au plus tard le 28 juin 2026 à 9h00 précises, heure du Burundi.
- Mode de soumission : Par voie électronique sur les emails indiqués, les documents doivent être scannés. Les bordereaux des prix unitaires seront présentés en Word ou Excel.
- Langue : Français.
- ANNEXE BORDEAUX DES PRIX UNITAIRES
| Désignation de la prestation | Unité | Quantité estimée | Prix unitaire (en chiffre) | Prix unitaire en lettres) |
| 1.Location véhicule avec carburant , type JEEP PRADO/LAND CRUISER | Jour | 1 | ||
| 2. Motos avec carburant | Jour | 1 | – | – |
